Automatisierung und Digitalisierung.
Du tippst jede Woche dieselben Daten ab? Wir bauen Software, die das erledigt. Sie entsteht für deinen Betrieb und gehört danach dir. Kein Abo, keine Lizenz pro Kopf.
Dominik baut alles dahinter
Kennst du das?
Zettel, Excel und WhatsApp als Buchhaltung.
Meist nicht aus Bequemlichkeit. Die passende Software gab es nicht, oder sie war zu teuer.
Fünf Tools, die nicht miteinander reden.
Eins für Bestellungen, eins für Rechnungen, eins für die Website. Und du tippst Daten von einem ins andere.
Du zahlst für hundert Funktionen und brauchst zehn.
Standard-Software kostet jeden Monat, pro Nutzer. Und am Ende passt du deinen Ablauf ans Tool an.
Leg den Schalter um.
So fühlt sich Automatisierung an: Der Stapel verschwindet, du prüfst nur noch, was eine Entscheidung braucht.
Auf dem Tisch0
Von allein erledigt0
Alles von Hand_
Die Orga eines ganzen Festivals läuft über unsere Tools.
Mehrere tausend Besucher, getragen von einem Verein, meist ehrenamtlich. Helfer legen Geld für Getränke, Material und Technik aus, Rechnungen wollen freigegeben werden. Klassisch lief das über Zettel, Zuruf und eine Person, die hinterher wochenlang sortiert.
heidebeat.de Festival in Schmelz
jede Karte lässt sich auch einzeln umdrehen
Ein Tippen, und die Rechnung ist durch.
Bei Heidebeat kommen Rechnungen als Nachricht aufs Handy der Verantwortlichen. Freigeben, fertig. Die Zahlung stößt das System an, den Beleg legt es ab.
Nachgestellt, mit erfundenen Rechnungen.
Neue Rechnung zur Freigabe
Getränke Müller
Nachlieferung Bar 2
480,00 €
Beleg hängt an · Bar 2
Du bist die Orga. Gib frei.
Sechs Tools, ein Login.
Jedes Tool macht eine Aufgabe, alle arbeiten mit denselben Daten.
HeideBill
Rechnungen und Belege
Helfer fotografieren ihre Auslagen und laden sie hoch. Externe Rechnungen gehen zur Freigabe per Telegram an die Verantwortlichen, ein Tippen stößt die Zahlung an. Die Entscheidung bleibt beim Menschen, die Fleißarbeit übernimmt das System.
HeideBoard
Live-Umsätze
Ein Vollbild-Dashboard, das zeigt, welcher Stand wann was verkauft hat. Die Verkaufsdaten kommen per Schnittstelle aus dem bargeldlosen Bezahlsystem eines externen Anbieters, wir werten sie aus. Läuft im Dauerbetrieb auf Displays vor Ort, angetrieben von einem Raspberry Pi, der sich beim ersten Start selbst einrichtet.
HeideFill
Bestand und Nachschub
Jeder Verkauf bucht den Bestand ab. Fällt ein Kühlwagen unter die Schwelle, geht automatisch eine Push-Nachricht raus, mit dem Auftrag, was wohin muss. Als App aufs Handy installierbar, damit es im Gedränge ohne Browser-Gefummel klappt.
HeideCup
Becher-Service
Ein Dashboard auf dem iPad an der Spülstation: welche Bar saubere Becher braucht und was schon unterwegs ist. Rufen über den Platz fällt weg.
HeideCount
Live-Auslastung
Eine öffentliche Anzeige, wie viele Leute gerade auf dem Gelände sind. Dafür braucht niemand einen Login: Orga und Gäste sehen dieselbe Zahl.
HeideTools
Der Hub
Ein Login für alles. Wer welches Tool sehen darf, steuert die Orga selbst über Rollen und Freigaben. Neue Helfer sind inaktiv, bis jemand sie freischaltet.
Der eigentliche Gewinn ist die Zeit: Nach dem Festival sortiert niemand mehr wochenlang Belege, keiner sucht verschwundene Quittungen. Helfer haben ihr Geld zurück, ohne zweimal nachzufragen. Und die Orga entscheidet während des Festivals mit echten Zahlen, nicht hinterher.
rund 1.000
Belege pro Saison digital erfasst, kein Zettelstapel mehr
< 24 h
dauert es meist vom Beleg-Foto bis zur Auszahlung, früher Wochen
jede Saison
seit Jahren im Einsatz, kein einmaliges Projekt
Was sich automatisieren lässt
Nicht nur Festivals. Das hier kommt in fast jedem Betrieb vor.
Belege und Rechnungen
Foto machen, hochladen. Das System ordnet den Beleg zu, holt die Freigabe ein und legt ihn ab.
Freigaben aufs Handy
Eine Nachricht mit Betrag und Beleg, ein Tippen auf Freigeben. Die Entscheidung bleibt bei dir.
Bestellungen und Anfragen
Aus dem Formular direkt in die Übersicht, mit Bestätigung an den Kunden und Aufgabe fürs Team.
Bestand und Nachschub
Wird etwas knapp, bekommt die richtige Person eine Nachricht. Bevor der Kunde vor dem leeren Regal steht.
Zahlen in Echtzeit
Umsätze, Auslastung, offene Posten auf einem Bildschirm. Nicht erst am Monatsende.
Daten zwischen Tools
Was in einem System passiert, landet im nächsten. Ohne Abtippen.
Auch schon gebaut
Kamin & Korn
Branding, Fotografie und Onlineshop
Markenauftritt und Produktfotos, dazu ein echter Shop mit eigenem Backend. Bezahlt wird per Kreditkarte, SEPA, Klarna oder PayPal.
K.Leckereien
Web-App mit Tortenkonfigurator
Tortenstudio mit Live-Vorschau, Schritt für Schritt zur Wunschtorte, direkt an die Backstube. Dahinter ein eigenes Backend mit FastAPI.
Blütezeit
Website mit Bildverwaltung
Das Team pflegt Sträuße und Arrangements selbst ein. Ohne Entwickler und ohne Wartezeit.
Der Werkzeugkasten
Wir nehmen, was zum Problem passt. Am häufigsten: React für Oberflächen, FastAPI und Supabase für die Daten, n8n verbindet Abläufe, LangGraph steuert KI-Agenten, Stripe nimmt Zahlungen an.
- React
- TypeScript
- FastAPI
- Supabase
- PostgreSQL
- n8n
- LangGraph
- Stripe
- Telegram
- Raspberry Pi
So gehen wir vor
Wir hören zu
Du zeigst uns, wie es heute läuft. Mit allen Zetteln, Listen und Umwegen.
Wir planen
Datenbank, Ablauf und Oberfläche stehen fest, bevor die erste Zeile Code entsteht.
Wir bauen in Etappen
Kleine Stücke, die du sofort benutzen kannst. Du siehst, was entsteht, und steuerst früh.
Wir bleiben dran
Nach dem Start: Updates, neue Funktionen, Hilfe, wenn etwas klemmt.
Fragen, die oft kommen
Ab wann lohnt sich eine eigene Lösung?
Sobald du merkst, dass du dich nach dem Tool richtest und nicht umgekehrt. Oder wenn mehrere Abos zusammen teuer werden und trotzdem nicht ineinandergreifen.
Kann KI wirklich Arbeit übernehmen?
Für klar abgegrenzte, wiederkehrende Aufgaben ja. Wo echtes Urteilsvermögen gefragt ist, bauen wir lieber ein gutes Werkzeug für Menschen als eine Blackbox. Bei Heidebeat entscheidet deshalb ein Mensch mit einem Tippen, alles danach läuft automatisch.
Wie sicher sind meine Daten?
Jeder sieht nur, was er sehen darf, die Zugriffsrechte sind sauber getrennt. Gehostet wird DSGVO-konform, die Einzelheiten besprechen wir offen, bevor irgendetwas beauftragt wird.
Was, wenn sich später etwas ändert?
Das passiert fast immer. Die Lösung gehört dir, und wir erweitern sie auch Monate oder Jahre später.
Reicht nicht einfach eine Website?
Manchmal ja. Dann sagen wir dir das auch.
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