Digitale Lösungen & Tools

Software, die deinen Ablauf wirklich abbildet

Manchmal reicht eine Website nicht. Wenn Prozesse, Daten oder Bestellungen im Spiel sind, bauen wir vollumfängliche Lösungen - mit Datenbank, Backend und, wenn es Sinn ergibt, echter KI-Automatisierung.

Kennst du das?

Der übliche Frust mit Standard-Tools

Standard-SaaS passt nie ganz

Große Tools bringen hundert Funktionen mit, gebraucht werden zehn. Du zahlst trotzdem für alles - jeden Monat, pro Nutzer.

Insellösungen, die nicht zusammenspielen

Ein Tool für Bestellungen, eins für die Buchhaltung, eins für die Website - am Ende tippst du Daten von Hand von einem System ins nächste.

Zettel, Excel und WhatsApp als Backend

Läuft dein Betrieb bis heute über Zuruf und Notizzettel? Meistens nicht aus Bequemlichkeit - sondern weil die passende Software entweder nicht existiert oder zu teuer war, um sie zu bauen.

Unser Ansatz

Wir bauen genau das, was du brauchst

Statt ein bestehendes Tool zu verbiegen, entwickeln wir deine Lösung passgenau: Frontend mit React, Backend mit FastAPI, Datenbank mit Supabase oder PostgreSQL - je nachdem, was dein Anwendungsfall braucht. Wenn wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden können, übernehmen das Workflows mit n8n oder KI-Agenten mit LangGraph. Am Ende gehört die Lösung dir - kein monatliches Abo, keine Lizenzgebühr pro Nutzer.

Fallbeispiel

Ein ganzes Festival läuft auf unserer Software

Heidebeat, SchmelzFestival mit mehreren tausend Besuchern

Ein Festival stemmt ein Verein, meistens ehrenamtlich. Helfer gehen für Getränke, Material und Technik in Vorleistung, Nachschub muss an die Stände, Rechnungen wollen freigegeben werden. Klassisch läuft das über Zettel, Zuruf und eine Person, die hinterher wochenlang sortiert.

Wir haben daraus eine ganze Tool-Suite gemacht: mehrere Anwendungen unter einem gemeinsamen Login, die während des Festivals live zusammenarbeiten - und die jede Saison wieder läuft.

Vorher

  • Belege landen als Foto in WhatsApp, als Zettel in der Kasse - oder gar nicht.
  • Helfer warten Wochen auf ihr ausgelegtes Geld und fragen zweimal nach.
  • Rechnungen werden per Rückruf freigegeben - wenn man jemanden erreicht.
  • Wie viel schon ausgegeben wurde, weiß man erst nach dem Festival.
  • Umsatz je Stand: Schätzung nach Bauchgefühl, Auswertung Wochen später.
  • Dass die Getränke ausgehen, merkt man, wenn der Gast davorsteht.

Mit unserer Lösung

  • Beleg fotografieren, absenden. Erfasst, zugeordnet, auffindbar.
  • Die Auszahlung läuft automatisch, meist innerhalb eines Tages.
  • Freigabe per Telegram: antippen, fertig. Den Rest erledigt das System.
  • Ein- und Ausgaben in Echtzeit im Dashboard, gefiltert nach Stand.
  • Umsatz je Stand, Stunde und Produkt - live auf dem Display vor Ort.
  • Push aufs Helfer-Handy, bevor der Kühlwagen leer läuft.

Was wir konkret gebaut haben

Nicht ein Tool, sondern mehrere - jedes für eine Aufgabe, alle mit denselben Daten.

HeideBill

Rechnungen & Belege

Helfer fotografieren ihre Auslagen und laden sie hoch. Externe Rechnungen gehen zur Freigabe per Telegram an die Verantwortlichen - ein Tippen, und die Zahlung wird angestoßen. Die Entscheidung bleibt beim Menschen, die Fleißarbeit übernimmt das System.

HeideBoard

Live-Umsätze

Ein Vollbild-Dashboard, das zeigt, welcher Stand wann was verkauft hat. Die Verkaufsdaten kommen per Schnittstelle aus dem bargeldlosen Bezahlsystem eines externen Anbieters - wir werten sie aus. Läuft im Dauerbetrieb auf Displays vor Ort, angetrieben von einem Raspberry Pi, der sich beim ersten Start selbst einrichtet.

HeideFill

Bestand & Nachschub

Aus jedem Verkauf folgt der Bestand. Fällt ein Kühlwagen unter die Schwelle, geht automatisch eine Push-Nachricht raus - mit dem Auftrag, was wohin nachgeliefert werden muss. Installierbar als App auf dem Handy, damit es im Gedränge ohne Browser-Gefummel funktioniert.

HeideCup

Becher-Service

Ein Dashboard auf dem iPad an der Spülstation: welche Bar braucht saubere Becher, was ist schon unterwegs. Statt Rufen über den Platz.

HeideCount

Live-Auslastung

Eine öffentliche Anzeige, wie viele Leute gerade auf dem Gelände sind - ohne Login, für alle sichtbar. Orga und Gäste sehen dieselbe Zahl.

HeideTools

Der Hub

Ein Login für alles. Wer welches Tool sehen darf, steuert die Orga selbst über Rollen und Freigaben - neue Helfer sind erst inaktiv, bis jemand sie freischaltet.

Was es gebracht hat

Der eigentliche Gewinn ist nicht die Software, sondern die Zeit dahinter: keine Sortierarbeit nach dem Festival, keine Rückfragen zu verschwundenen Belegen, kein Rätselraten beim Budget. Helfer bekommen ihr Geld zurück, ohne zweimal nachzufragen - und die Orga entscheidet während des Festivals auf Basis echter Zahlen statt hinterher.

Gebaut mit

ReactTypeScriptFastAPISupabasen8nTelegram Bot APIPWA & PushRaspberry Pi

~1.000

Belege pro Saison digital erfasst statt im Zettelstapel

< 24h

vom Beleg-Foto bis zur Auszahlung statt Wochen

jede Saison

seit Jahren im Einsatz - kein einmaliges Projekt

Nicht jede Lösung braucht die Größe eines Festivals - auch Le-Restaurant, K.Leckereien und Kamin & Korn haben mehr als nur eine Website: Bestellsystem, Tortenkonfigurator, Onlineshop mit Zahlungsanbindung. Sieh dir alle Projekte an →

Leistungen & Stack

Der Werkzeugkasten dahinter

Datenbank & Backend

FastAPI, Supabase, PostgreSQL - der Unterbau, der deine Daten sicher und strukturiert hält.

Frontend & Bedienung

React-Oberflächen, die auch ohne Technik-Hintergrund gerne benutzt werden.

Automatisierung & KI

Workflows mit n8n oder KI-Agenten mit LangGraph - für Aufgaben, die sich wirklich automatisieren lassen.

Zahlungen & Schnittstellen

Stripe-Integration für Onlineshops, Anbindung an bestehende Systeme auf Anfrage.

Sicherheit & Betrieb

Sauber getrennte Zugriffsrechte, DSGVO-konform gehostet.

Support & Weiterentwicklung

Software lebt - wir bleiben auch nach dem Launch Ansprechpartner für neue Anforderungen.

So läuft's ab

Unser Prozess

Vier Schritte von der Idee bis zum laufenden Betrieb.

01

Analyse

Wir hören zu, verstehen den Ablauf, der abgebildet werden soll, und klären, was wirklich gebraucht wird.

02

Architektur & Konzept

Datenbankstruktur, Backend und Oberfläche werden geplant, bevor die erste Zeile Code entsteht.

03

Entwicklung in Etappen

Regelmäßige Zwischenstände statt großem Finale - du siehst, was entsteht, und kannst früh gegensteuern.

04

Go-Live & Betrieb

Nach dem Launch bleiben wir dran: Updates, neue Funktionen, Support.

Häufige Fragen

Fragen zu digitalen Lösungen

Ab wann lohnt sich eine eigene Lösung gegenüber einem SaaS-Tool?
Sobald du merkst, dass du das Tool an deinen Prozess anpasst statt umgekehrt - oder wenn sich die monatlichen Kosten für mehrere Tools summieren, die zusammen trotzdem nicht richtig ineinandergreifen.
Wie sicher sind meine Daten?
Zugriffsrechte werden sauber getrennt, Hosting erfolgt DSGVO-konform. Details besprechen wir transparent im Erstgespräch, bevor irgendetwas beauftragt wird.
Kann KI wirklich zuverlässig Aufgaben übernehmen?
Für klar abgegrenzte, wiederkehrende Aufgaben - ja, siehe die automatisierten Freigaben und Überweisungen im Festival-Beispiel oben. Für alles, was echtes Urteilsvermögen braucht, bauen wir lieber ein gutes Werkzeug für Menschen statt einer unzuverlässigen Blackbox.
Was, wenn sich die Anforderungen später ändern?
Normal, das passiert fast immer. Die Lösung gehört dir - wir erweitern sie bei Bedarf auch Monate oder Jahre später.
Reicht nicht auch einfach eine Website?
Manchmal ja - dann sagen wir dir das auch so. Schau dir gerne unsere Website-Entwicklung an.
Reicht bei dir eine Website? Website-Entwicklung ansehen →
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